В этой статье мы покажем Вам ещё несколько полезных опций, которыми богат инструмент Специальная вставка , а именно: Значения, Форматы, Ширины столбцов и Умножить / Разделить. С этими инструментами Вы сможете настроить свои таблицы и сэкономить время на форматировании и переформатировании данных.
Если Вы хотите научиться транспонировать, удалять ссылки и пропускать пустые ячейки при помощи инструмента Paste Special (Специальная вставка) обратитесь к статье Специальная вставка в Excel: пропускаем пустые ячейки, транспонируем и удаляем ссылки .
Вставляем только значения
Возьмём для примера таблицу учёта прибыли от продаж печенья на благотворительной распродаже выпечки. Вы хотите вычислить, какая прибыль была получена за 15 недель. Как видите, мы использовали формулу, которая складывает сумму продаж, которая была неделю назад, и прибыль, полученную на этой неделе. Видите в строке формул =D2+C3 ? Ячейка D3 показывает результат этой формулы – $100 . Другими словами, в ячейке D3 отображено значение. А сейчас будет самое интересное! В Excel при помощи инструмента Paste Special (Специальная вставка) Вы можете скопировать и вставить значение этой ячейки без формулы и форматирования. Эта возможность иногда жизненно необходима, далее я покажу почему.
Предположим, после того, как в течение 15 недель Вы продавали печенье, необходимо представить общий отчёт по итогам полученной прибыли. Возможно, Вы захотите просто скопировать и вставить строку, в которой содержится общий итог. Но что получится, если так сделать?
Упс! Это совсем не то, что Вы ожидали? Как видите, привычное действие скопировать и вставить в результате скопировало только формулу из ячейки? Вам нужно скопировать и выполнить специальную вставку самого значения. Так мы и поступим! Используем команду Paste Special (Специальная вставка) с параметром Values (Значения), чтобы все было сделано как надо.
Заметьте разницу на изображении ниже.
Применяя Специальная вставка > Значения , мы вставляем сами значения, а не формулы. Отличная работа!
Возможно, Вы заметили ещё кое-что. Когда мы использовали команду Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения), мы потеряли форматирование. Видите, что жирный шрифт и числовой формат (знаки доллара) не были скопированы? Вы можете использовать эту команду, чтобы быстро удалять форматирование. Гиперссылки, шрифты, числовой формат могут быть быстро и легко очищены, а у Вас останутся только значения без каких-либо декоративных штучек, которые могут помешать в будущем. Здорово, правда?
На самом деле, Специальная вставка > Значения – это один из моих самых любимых инструментов в Excel. Он жизненно необходим! Часто меня просят создать таблицу и представить её на работе или в общественных организациях. Я всегда переживаю, что другие пользователи могут привести в хаос введённые мной формулы. После того, как я завершаю работу с формулами и калькуляциями, я копирую все свои данные и использую Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения) поверх них. Таким образом, когда другие пользователи открывают мою таблицу, формулы уже нельзя изменить. Это выглядит вот так:
Обратите внимание на содержимое строки формул для ячейки D3 . В ней больше нет формулы =D2+C3 , вместо этого там записано значение 100 .
И ещё одна очень полезная вещь касаемо специальной вставки. Предположим, в таблице учёта прибыли от благотворительной распродажи печенья я хочу оставить только нижнюю строку, т.е. удалить все строки, кроме недели 15. Смотрите, что получится, если я просто удалю все эти строки:
Появляется эта надоедливая ошибка #REF! (#ССЫЛ!). Она появилась потому, что значение в этой ячейке рассчитывается по формуле, которая ссылается на ячейки, находящиеся выше. После того, как мы удалили эти ячейки, формуле стало не на что ссылаться, и она сообщила об ошибке. Используйте вместо этого команды Copy (Копировать) и Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения) поверх исходных данных (так мы уже делали выше), а затем удалите лишние строки. Отличная работа:
Специальная вставка > Значения: основные моменты
- Выделите данные
- Скопируйте их. Если данные не скопировать, а вырезать, то команда Paste Special (Специальная вставка) будет недоступна, поэтому обязательно используйте копирование.
- Выделите ячейку, в которую нужно вставить скопированные данные.
- Нажмите Paste Special
(Специальная вставка). Это можно сделать:
- кликнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню Paste Special (Специальная вставка).
- на вкладке Home (Главная), нажмите маленький треугольник под кнопкой Paste (Вставить) и в выпадающем меню выберите Paste Special (Специальная вставка).
- Отметьте опцию Values (Данные).
- Нажмите ОК .
Вставляем только форматы
Специальная вставка > Форматы это ещё один очень полезный инструмент в Excel. Мне он нравится тем, что позволяет достаточно легко настраивать внешний вид данных. Есть много применений для инструмента Специальная вставка > Форматы , но я покажу Вам наиболее примечательное. Думаю, Вы уже знаете, что Excel великолепен для работы с числами и для выполнения различных вычислений, но он также отлично справляется, когда нужно представить информацию. Кроме создания таблиц и подсчёта значений, Вы можете делать в Excel самые различные вещи, такие как расписания, календари, этикетки, инвентарные карточки и так далее. Посмотрите внимательнее на шаблоны, которые предлагает Excel при создании нового документа:
Я наткнулся на шаблон Winter 2010 schedule и мне понравились в нем форматирование, шрифт, цвет и дизайн.
Мне не нужно само расписание, а тем более для зимы 2010 года, я хочу просто переделать шаблон для своих целей. Что бы Вы сделали на моём месте? Вы можете создать черновой вариант таблицы и вручную повторить в ней дизайн шаблона, но это займёт очень много времени. Либо Вы можете удалить весь текст в шаблоне, но это тоже займёт уйму времени. Гораздо проще скопировать шаблон и сделать Paste Special (Специальная вставка) > Formats (Форматы) на новом листе Вашей рабочей книги. Вуаля!
Теперь Вы можете вводить данные, сохранив все форматы, шрифты, цвета и дизайн.
Специальная вставка > Форматы: основные моменты
- Выделите данные.
- Скопируйте их.
- Выделите ячейку, в которую хотите вставить данные.
- Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
- Отметьте опцию Formats (Форматы).
- Нажмите ОК .
Копируем ширину столбцов на другой лист
Вы когда-нибудь теряли уйму времени и сил, кружа вокруг своей таблицы и пытаясь отрегулировать размеры столбцов? Мой ответ – конечно, да! Особенно, когда нужно скопировать и вставить данные из одной таблицы в другую. Существующие настройки ширины столбцов могут не подойти и даже, несмотря на то, что автоматическая настройка ширины столбца – это удобный инструмент, местами он может работать не так, как Вам хотелось бы. Специальная вставка > Ширины столбцов – это мощный инструмент, которым должны пользоваться те, кто точно знает, чего хочет. Давайте для примера рассмотрим список лучших программ US MBA.
Как такое могло случиться? Вы видите, как аккуратно была подогнана ширина столбца по размеру данных на рисунке выше. Я скопировал десять лучших бизнес-школ и поместил их на другой лист. Посмотрите, что получается, когда мы просто копируем и вставляем данные:
Содержимое вставлено, но ширина столбцов далеко не подходящая. Вы хотите получить точно такую же ширину столбцов, как на исходном листе. Вместо того чтобы настраивать ее вручную или использовать автоподбор ширины столбца, просто скопируйте и сделайте Paste Special (Специальная вставка) > Column Widths (Ширины столбцов) на ту область, где требуется настроить ширину столбцов.
Видите, как все просто? Хоть это и очень простой пример, но Вы уже можете представить, как будет полезен такой инструмент, если лист Excel содержит сотни столбцов.
Кроме этого, Вы можете настраивать ширину пустых ячеек, чтобы задать им формат, прежде чем вручную вводить текст. Посмотрите на столбцы E и F на картинке выше. На картинке внизу я использовал инструмент Специальная вставка > Ширины столбцов , чтобы расширить столбцы. Вот так, без лишней суеты Вы можете оформить свой лист Excel так, как Вам угодно!
Специальная вставка > Ширина столбцов: основные моменты
- Выделите данные.
- Скопируйте выделенные данные.
- Поставьте курсор на ту ячейку, ширину которой Вы хотите настроить.
- Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
- Отметьте опцию Column Widths (Ширины столбцов).
- Нажмите ОК .
Специальная вставка: разделить и умножить
Помните наш пример с печеньем? Хорошие новости! Гигантская корпорация узнала о нашей благотворительной акции и предложила увеличить прибыль. После пяти недель продаж, они вложатся в нашу благотворительность, так что доход удвоится (станет в два раза больше) по сравнению с тем, какой он был в начале. Давайте вернёмся к той таблице, в которой мы вели учёт прибыли от благотворительной распродажи печенья, и пересчитаем прибыль с учётом новых вложений. Я добавил столбец, показывающий, что после пяти недель продаж прибыль удвоится, т.е. будет умножена на 2 .
Весь доход, начиная с 6-й недели, будет умножен на 2 .Чтобы показать новые цифры, нам нужно умножить соответствующие ячейки столбца C на 2 . Мы можем выполнить это вручную, но будет гораздо приятнее, если за нас это сделает Excel с помощью команды Paste Special (Специальная вставка) > Multiply (Умножить). Для этого скопируйте ячейку F7 и примените команду на ячейки C7:C16 . Итоговые значения обновлены. Отличная работа!
Как видите, инструмент Специальная вставка > Умножить может быть использован в самых разных ситуациях. Точно так же обстоят дела с Paste Special (Специальная вставка) > Divide (Разделить). Вы можете разделить целый диапазон ячеек на определённое число быстро и просто. Знаете, что ещё? При помощи Paste Special (Специальная вставка) с опцией Add (Сложить) или Subtract (Вычесть) Вы сможете быстро прибавить или вычесть число.
Специальная вставка > Разделить / Умножить: основные моменты
- Выделите ячейку с числом, на которое нужно умножить или разделить.
- Скопируйте выделенные данные.
- Поставьте курсор на те ячейки, в которых Вы хотите выполнить умножение или деление.
- Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
- Отметьте опцию Divide (Разделить) или Multiply (Умножить).
- Нажмите ОК .
Итак, в этом уроке Вы изучили некоторые очень полезные возможности инструмента Специальная вставка , а именно: научились вставлять только значения или форматирование, копировать ширину столбцов, умножать и делить данные на заданное число, а также прибавлять и удалять значение сразу из диапазона ячеек.
Вставить только в видимые строки в
Excel
числа, формулы, текст можно несколькими способами. Когда нужно вставить числа, формулы, текст не во все строки таблицы, можно воспользоваться фильтром. Как установить фильтр и как фильтровать в Excel, смотрите в статье «Фильтр в Excel ». Но, чтобы вставить данные только в видимые ячейки, нужны свои способы, особенно, если много строк.
Первый способ -
обычный.
Возьмем такую таблицу. Таблица будет одна для всех примеров.
Уберем фильтром все цифры 2 из таблицы. В оставшиеся видимые ячейки поставим цифру 600. В ячейку В2 ставим число 600, затем копируем его вниз по столбцу (тянем за правый нижний угол ячейки В2). Значения скопировались только в видимые ячейки. Точно также можно вставлять и формулы. Мы в ячейке С2 пишем такую формулу. =А2*10
Получилось так.
Отменим фильтр. Получилась такая таблица.
Формула и цифры вставились только в отфильтрованные строки.
Второй способ.
Также отфильтруем данные. В первой ячейке пишем число, формулу, текст, т.д. Теперь, если строк тысячи, то выделяем ячейки так: нажимаем клавиши «Ctrl» + «Shift» + кнопку (стрелочку) вниз (или кнопку вверх, зависит от того, где хотим выделить ячейки – ниже или выше ячейки, в которой написали число).
Теперь,
или нажимаем сочетание клавиш «Ctrl» + G, или клавишу F5. Выйдет диалоговое окно «Переход». Нажимаем кнопку «Выделить…». И, в новом диалоговом окне «Выделение группы ячеек» ставим галочку у слов «Только видимые ячейки».
Нажимаем «ОК». Затем вставляем как обычно.
Ещё один способ вызвать диалоговое окно "Выделение группы ячеек". На закладке «Главная» в разделе «Редактирование» нажимаем на кнопку «Найти и выделить». В появившемся списке нажимаем на функцию «Выделение группы ячеек».
Чтобы заполнить видимые ячейки в выделенных столбцах Excel , нажимаем сочетание клавиш «Ctrl» + D. И все выделенные столбцы заполнятся данными или формулой, как в первой ячейке. В нашем примере, мы написали число800 в ячейку D2 столбца D.
Третий способ.
В новом столбце (в нашем примере – столбец Е) выделяем ячейки. Нажимаем клавишу F5. Выйдет диалоговое окно «Переход». Нажимаем кнопку «Выделить…». И, в новом диалоговом окне «Выделение группы ячеек», ставим галочку у слов «Только видимые ячейки». Нажимаем «ОК». Теперь, не отменяя выделения, в первой ячейке столбца (у нас – Е2) вводим формулу, цифру, т.д. Нажимаем сочетание клавиш «Ctrl» + «Enter».
Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.
Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:
Видеоурок
Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
Представим, что у нас есть перечень фруктов:
Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных “.
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле “Источник ” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник ” и затем мышкой выбрать диапазон данных:
Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).
Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).
Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле “Источник ” ввести значение “Да; Нет”.
- Нажимаем “ОК “
После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.
Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.
Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу для создания выпадающих списков.
Например, у нас есть список с перечнем фруктов:
Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы необходимо сделать следующее:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
- Нажать “ОК “
Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.
Как эта формула работает?
На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).
Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка ” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам ” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота] ” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина] ” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.
Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.
Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
Если вы используете для создания списка формулу на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.
Для создания списка потребуется:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “;
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “;
- В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
- Нажать “ОК “
В этой формуле, в аргументе “[высота ]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.
Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.
Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:
- Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:
- На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу “:
- Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:
- Нажав клавишу “ОК ” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:
- Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:
Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
- Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:
- Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:
- В поле источник указываем =”название вашей таблицы” . В нашем случае мы ее назвали “Список “:
- Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:
- Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:
- Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:
Как скопировать выпадающий список в Excel
В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .
Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:
- нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
- CTRL+C ;
- выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
- нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .
Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:
- нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
- нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
- выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
- нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка “;
- В появившемся окне в разделе “Вставить ” выберите пункт “условия на значения “:
- Нажмите “ОК “
После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.
Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:
- Нажмите на вкладку “Главная ” на Панели инструментов;
- Нажмите “Найти и выделить ” и выберите пункт “Выделить группу ячеек “:
- В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех ” и “Этих же “. “Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех “:
Наверное, многие неопытные пользователи пытались скопировать в Экселе какие-нибудь данные, но в результате действий у них на выходе получалось или совсем другое значение, или ошибка. Это связано с тем, что в первичном диапазоне копирования находилась формула, и именно она была вставлена, а не значение. Подобных проблем удалось бы избежать, если бы эти пользователи были знакомы с таким понятием, как «Специальная вставка» . С её помощью можно выполнять также много других задач, в том числе арифметических. Давайте разберемся, что собой представляет данный инструмент и как с ним работать.
Специальная вставка, прежде всего, предназначена для того, чтобы вставить определенное выражение на лист Excel в том виде, в каком это нужно пользователю. С помощью этого инструмента можно вставить в ячейку не все скопированные данные, а только отдельные свойства (значения, формулы, формат и т.д.). Кроме того, используя инструменты, можно производить арифметические действия (сложение, умножение, вычитание и деление), а также транспонировать таблицу, то есть, менять в ней местами строки и столбцы.
Для того, чтобы перейти в специальную вставку, прежде всего, нужно выполнить действие по копированию.
Способ 1: работа со значениями
Если вам нужно перенести значения ячеек, результат в которых выводится с помощью вычислительных формул, то специальная вставка как раз предназначена для такого случая. Если вы примените обычное копирование, то скопируется формула, а значение, выводящиеся в ней, может оказаться совсем не тем, которое вам нужно.
Способ 2: копирование формул
Но существует и обратная ситуация, когда нужно скопировать именно формулы.
Но существует возможность произвести перенос формул с сохранением формата чисел или даже с полным сохранением исходного форматирования.
Способ 3: перенос форматирования
Если пользователю не нужно переносить данные, а он только хочет скопировать таблицу, чтобы заполнить её совершенно другой информацией, то в этом случае можно воспользоваться определенным пунктом специальной вставки.
Способ 4: копирование таблицы с сохранением размера столбцов
Не секрет, что если мы выполним простое копирование таблицы, то не факт, что все ячейки новой таблицы смогут вместить в себя всю информацию исходника. Исправить данную ситуацию при копировании можно также с помощью специальной вставки.
Способ 5: вставка рисунка
Благодаря возможностям специальной вставки можно произвести копирование любых данных, отображаемых на листе, в том числе и таблицы, как рисунка.
В окне специальной вставки подобную операцию выполнить нельзя.
Способ 6: копирование примечаний
Посредством специальной вставки можно осуществлять быстрое копирование примечаний.
Способ 7: транспонирование таблицы
С помощью специальной вставки можно производить операцию транспонирования таблиц, матриц и других объектов, в которых нужно поменять местами столбцы и строки.
Способ 8: использование арифметических действий
Посредством описываемого нами инструмента в Excel также можно выполнять распространенные арифметические действия:
- Сложение;
- Умножение;
- Вычитание;
- Деление.
Посмотрим, как применяется данный инструмент на примере умножения.
По такому же принципу можно выполнять деление, сложение и вычитание. Только для этого в окне нужно будет переставить переключатель соответственно в позицию «Разделить» , «Сложить» или «Вычесть» . В остальном все действия аналогичны вышеописанным манипуляциям.
Как видим, специальная вставка является очень полезным инструментом для пользователя. С его помощью можно производить копирование не только всего блока данных в ячейке или в диапазоне, а разделив их на различные слои (значения, формулы, форматирование и т.д.). При этом существует возможность комбинирования этих слоев друг с другом. Кроме того, посредством этого же инструмента можно выполнять арифметические действия. Безусловно, приобретение навыков работы с данной технологией значительно поможет пользователям на пути освоения программы Excel в целом.
Тем, кто постоянно работает с Microsoft Excel, часто приходится задаваться вопросом правильного копирования данных таблицы с сохранением форматирования, формул или их значений.
Как вставить формулу в таблицу Excel и сохранить формат таблицы? Ведь при решении данной задачи можно экономить вагон времени. Для этого будем использовать функцию «Специальная вставка» – это простой инструмент, который позволяет быстро решить сложные задачи и освоить общие принципы его использования. Использование этого простого инструмента позволяет вам быстро приводить все таблицы к однообразному формату и получать тот результат, который необходим.
Как скопировать таблицу с шириной столбцов и высотой строк
Допустим, у нас есть такая таблица, формат которой необходимо сохранить при копировании:
При копировании на другой лист привычным методом Ctrl+C – Ctrl+V. Получаем нежелательный результат:
Поэтому приходится вручную «расширять» ее, чтобы привести в удобный вид. Если таблица большая, то «возиться» придется долго. Но есть способ существенно сократить временные потери.
Способ1:Используем специальную вставку
Она получила исходные параметры и выглядит идеально точно.
Способ 2: Выделяем столбцы перед копированием
Секрет данного способа в том, что если перед копированием таблицы выделить ее столбцы вместе с заголовками, то при вставке ширина каждого столбца будет так же скопирована.
Для каждого случая рационально применять свой способ. Но стоит отметить, что второй способ позволяет нам не только быстро переносить таблицу вместе с форматом, но и копировать высоту строк. Ведь в меню специальной вставки нет опции «высоту строк». Поэтому для решения такой задачи следует действовать так:
Вставка значений формул сохраняя формат таблицы
Специальная вставка хоть и не идеальна, все же не стоит недооценивать ее возможности. Например, как вставить значение формулы в таблицу Excel и сохранить формат ячеек.
Чтобы решить такую задачу следует выполнить 2 операции, используя специальную вставку в Excel.
Операция I:
Операция II:
Так как скопированный диапазон у нас еще находится в буфере обмена после копирования, то мы сразу еще раз вызываем специальную вставку где выбираем опцию «форматы». Жмем ОК.
Мы вставили значения формул в таблицу и сохранили форматы ячеек. Как вы догадались можно сделать и третью операцию для копирования ширины столбцов, как описано выше.
Полезный совет! Чтобы не выполнять вторую операцию можно воспользоваться инструментом «формат по образцу ».
Microsoft Excel предоставляет пользователям практически неограниченные возможности для подсчета простейших функций и выполнения ряда других процедур. Использование программы позволяет устанавливать форматы, сохранять значения ячеек, работать с формулами, переносить и изменять их, таким образом, как это удобно для пользователей.